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  主题:如何做一名优秀的商协会秘书长? 2019/9/2 15:07:40  
   大众创业
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如何做一名优秀的商协会秘书长?
     优秀的秘书长几乎是一个完人,是真君子,是中国传统文化意义上的“完人”,是现代意义上的“美人”。付出多但回报少,职务低但要道德高,这是一个全心全意为会员服务、为大家谋利益的角色,是一个具有很强的利他主义情怀的人,所以做一个优秀的秘书长很难,但社会时代需要大批优秀的秘书长。
    
     1、商协会的价值属性和当下社会价值观决定了做优秀的秘书长很难。
    
     在一个崇尚经济英雄的时代,秘书长不太可能创造巨大的经济价值,更不可能拥有巨大的个人财富,对于商协会和社会组织工作,不是出于强大的财富驱动力和权力驱动力,而是受兴趣、爱好、志向和性格驱使。商协会的非营利性,决定了做好秘书长工作,不能过分追逐名利,而淡泊名利并不为社会大多数人所认可,即使是一个非常优秀的秘书长,其价值认同度也不是太高。
    
     商会协会秘书长的作用很多,如助手作用、协调作用、桥梁纽带作用等等。但我认为,商会秘书长的主要职能就是服务,服务会长,服务会员,服务政府,服务社会。因为,服务是商会工作一切出发点和落脚点,也是办商会的宗旨。
    
     怎么搞好服务呢?我认为:
    
     一是搞服务就要认真学习。不断地学习,不断地探索,不断地实践,是商会秘书长的必备素质。只有这样,才能熟悉经济或行业情况,才能熟悉众多企业家或企业经营者,才能争得工作上的主动权和号召力。不然的话,“说话千言,离题万里”,进入不了情况,这样的秘书长是没有威信的。
    
     二是搞服务就要真心实意。对于会员提出的各种问题,办不办是态度问题,办好办不好是水平问题。因此,为会员服务一定要实实在在,不弄虚作假,不虚晃一枪,不三心二意。以极大的热忱,严肃认真的态度,负责到底的精神,去办好会员提出的每一件事情。
    
     三是搞服务就要无私奉献。商会秘书长的无私奉献就是要体现在为会员服务上,不求索取,不图回报,不讲名利。虽然处在市场经济的大潮中,整天与商人打交道,也要经受住各种考验和物质利益的诱惑,不能被钱迷住了心窍,不能浑身沾满铜臭气。无欲则刚,这是基本的政治素质和道德情操,特别是从党政机关领导岗位上退下来的老干部担任秘书长,更需要保持晚节,两袖清风,一尘不染。
    
     四是搞服务就要坚持原则。商会服务工作也必须讲政治、讲原则,我们说的服务是在遵守党和国家政策、法规和地方党委、政府各项规定允许的范围内进行的,违背政策的事一律不干,有损于国家和他人利益的事一律不干。这样才能不断端正服务工作的方向,促进商会健康、协调、稳步向前发展。
    
    
     2、秘书长与会长的关系界定,使秘书长的定位很难。
    
     有人把会长和秘书长类比为企业的董事长和总经理,从组织结构看,勉强成立,从现实角度看,一个社会组织的经营好坏,主要取决于秘书长的能力素质,而大部分会长,对组织更多是宏观指导。所以从价值属性层面,这种类比不成立。如果同时兼有优秀的会长和秘书长,这个会一定能成功;有优秀的会长但没有优秀的秘书长,或者有优秀的秘书长但没有优秀的会长,这个会很难成功。
    
     从不同商协会的组织结构,秘书长的定位可以是执行者,也可以是决策者,如果不能和会长明确界定职权范围,秘书长独立开展工作将受到掣肘和制约,会导致商协会运作困难。商会秘书长的准确定位,对于发挥好秘书长职能,促进商会协调发展,具有十分重要的作用。
    
     那么,商会秘书长在商会应当处在一个什么样的位置呢?我认为:秘书长是会长的主要助手,是商会的领导班子成员之一,是商会工作的主要组织者和实施者。因为,这是秘书长工作性质所决定的。
    
     作为专职秘书长,负责秘书处的全面工作,处理商会的日常事务,起到承上启下、内外协调、联络四方的作用,没有自己的企业,没做或基本没做经营方面的事情,一心一意的致力于商会建设,这是商会其他领导成员所不能代替的。
    
     当然,商会的各位领导也是会长的助手,但他们不是主要助手,因为他们有自己的企业,自己的生意,不可能全力投身于商会建设。具体地说,秘书长作为会长的主要助手,作为商会领导班子成员之一,作为商会工作的主要组织者和实施者,它相当于:
     一是部队的“参谋长“。秘书长就像部队的”参谋长“一样,领导司令机关----秘书处,贯彻执行会长或会长办公会的意图、指示、决议,在会长的领导下组织实施商会的各项工作,策划、运作商会的各项活动,不断地向会长和会长办公会反映、提出建议。在特殊情况下,秘书长可根据会长的授权,向全体会员下达商会的各项工作任务。
     二是党委、政府部门的秘书长。大家知道,党委的秘书长是党委常委之一,参与党委工作决策;政府的“秘书长”是政府常务会议成员组成之一,参与政府工作决策。商会秘书长在商会就是扮演的这种角色,同样参与商会的各项决策。
     三是企业的“总经理”。秘书长是商会的中枢神经。打个比方,如果把商会看成是一个企业,那么会长就是这个企业的董事长,秘书长就是这个企业的总经理。一个企业的好坏就是总经理能力的体现,一个商会的兴衰就是秘书长水平高低的体现。
    
     我认为,能使商协会和社会组织高效运作,并最大限度发挥作用的组织形式应该是类似君主立宪制,会长是形象,是旗帜,但由秘书长总体负责会务,保证大家权责分明,运作独立,责任明晰。这样也能充分发挥秘书长的主动性、创造性,能更好服务于会员。而对于拥有决策权的秘书长来说,责任会更加重大,工作难度也会相应提升。对于秘书长来说,要做好如下工作:
    
     (1)秘书处团队的组建,从团队的规模、岗位设置、部门安排等进行整体勾勒。
    
     (2)机制体制的建立,包括工作制度、财务制度、薪酬体系及激励机制。
    
     (3)活动及项目的开展,主要是服务体系的构建和服务产品的设计。
    
     (4)盈利模式的设计,主要是会费、赞助、服务收入、投资收入的比重。
    
     (5)副会长、常务理事、理事的提名
    
     (6)组织文化的培养。包括如何看待社会组织的价值,如何看待得与失,如何看待自身利益与会员利益,如何看待短期利益与长期利益,对这些问题的回答,反映组织文化的优劣,决定组织的成败。
    
    
     秘书长比非专职的会长更重要,因为大多数会长是企业家,做好企业是他们的本职工作,而秘书长是以社会组织为事业,不仅靠此养家糊口,还希望以此实现人生价值,所以有更强的责任感和更大的危机感。初创期,好会长非常重要;守成期,好秘书长比好会长更重要。
    
    
     对社会组织来说,铁打的营盘流水的会长,对许多的秘书长来说,可能只能从一而终,组织的兴衰,关乎他的升降沉浮。所以,我建议广大的会员朋友,会长朋友,应更多地关心、支持、爱护好秘书长。
    
    
     做优秀秘书长,面临着几大挑战:
    
     1、如何获得会长支持和会员的信任?
    
     有些商协会,会长一个人说了算,“一言堂”、“一支笔”现象突出。一般情况下,会长是企业家,习惯了专权,在会里,因为出钱较多,把自己当成大股东,秘书长如果能力较弱,很容易成为“傀儡”。要想成为有所作为、能为大家做事的秘书长,需要在情感、道德和能力上都能取得大家的信任,要做到三点和三不。三点,即真诚点,真心实意为会员服务,想会员之所想,急会员之所急;创新点,要有特长、有专业、有优势;同时要有亮点,即能够做出成功案例,能讲出精彩故事。三不,不贪小便宜,看淡利益;不傲慢自大,不仅要自己善于结缘,还要善于帮助别人结缘;不急不躁,有看花开花落,望云卷云舒的气定神闲。要做到这些,需要秘书长既充满激情,热心真诚,同时又能淡泊明志,宁静致远,需要秘书长有高超的平衡技巧和心理素质,要练成需要时间打磨、知识积累和阅历沉淀。
    
     2、如何建立一支优秀的团队?
    
     社会时代的来临,价值取向的多元化、个性的独特化,对非营利组织团队的凝聚力、战斗力形成严峻的考验,秘书长要建立一支优秀的团队,要对团队的规模、结构、素质、能力,团队的约束和激励机制的设计,并非易事。
    
     3、如何设立结构性、系统性的服务模式?
    
     市场需求越来越个性化,企业诉求越来越多样化,只有实现商会平台型、专业型、引领型价值的深化,才能增强市场认同感和会员的忠诚度,需要结构性、系统性、创新性的服务。
    
     4、如何调整付出与回报失衡的心理?
    
     秘书长要调整好工作与家庭的关系,个人价值与社会价值的关系,有形资产与无形资产的关系。
    
     会员对秘书长的评价,既是对秘书长工作的认定标准,也为秘书长的工作方向提出了更高的要求,对秘书长的评价标准主要包括:知识、能力、胸怀、个性、思维等要素,秘书长的类型可以归纳为以下几种:
    
     1、平庸型秘书长:心中无理想,眼里没目标,手里无行动。最大的平庸,不是能力不足,而是不思进取。过去这样的秘书长很多,年龄偏大,从政府下来,服务精神和责任意识不强,对自己的价值认定也偏低,不想做事,也做不了事。这种秘书长,可有可无,会员对他不会有亲切感,更不会向他寻求帮助,在秘书长队伍中,占20%。
    
     2、劳模型秘书长:只知低头拉车,不知抬头看路。有理想,但是能力欠缺,做事情,不分轻重缓急,在各种会务、会员的事务、秘书处的琐事间疲于奔命。缺乏战略眼光和管理能力,勤勤恳恳、任劳任怨,但事倍功半。在团队中没有威信,但是个好人,此类秘书长占50%。
    
     3、创新型秘书长:心中有理想,脑中有想法,手里有办法,能够感知变化顺势而为。有魄力,敢冒险,能够不断创新战略、创新业务模式、盈利模式,对市场变化敏感,整合资源和利用资源能力强,占25%。
    
     4、魅力型秘书长:重理想轻利益,讲道义轻荣誉,讲付出轻回报。魅力型秘书长在性格上热情、友善、有同情心;情感上乐观向上,善于调动情绪;有创新意识和创新能力;坚定果敢的意志力和执行力。这样的秘书长,会对会员产生强大的凝聚力和吸附力,这种人格魅力会让会员有困难找你,几日不见会想念你,有好事愿与你分享,有困惑想听取你的意见。魅力型秘书长只占秘书长队伍的5%。
    
     可以说,魅力型秘书长是优秀秘书长的标准,如何成为魅力型秘书长呢?
    
     1、增强责任感、荣誉感、使命感。要有火一样的热情,博大的胸襟和利他的情怀,要有“春蚕到死丝方尽,蜡炬成灰泪始干”的精神。对秘书长这一职业无限热爱,用心去做事,用心去付出,用真诚去召唤人、感动人。服务会员要不畏困难、不畏挫折、不畏失败。如会员遭遇重大挫折和困难,能够及时“雪中送炭”,这样的情谊会让会员记一辈子,而我们自身也在这一过程中实现了自己的价值。同时,要有坚定的信念,只有全心全意,才能无怨无悔。如果三心二意,朝秦暮楚,瞻前顾后,总是想着这个角色、这份职业能不能给你点额外的收益,为钱财所迷惑,为五斗米折腰,注定会失望,因为这是一份“没有钱图”的职业。只有放弃钱,才能成就业。但这条路,注定非常艰难。曾经彩虹精化、海王等大企业十几年前花百万年薪请我,但每想起和我一起战斗的战友们、企业家朋友们,我都不曾为失去赚钱的机会而后悔。
    
     2、谦虚好学、博釆众长,倾听不同的意见,培养敏锐的嗅觉和前瞻性思维。
    
     3、开阔视野、增长见识,进行知识投资和视野投资,学会说三句话:学会说假话,说有利于团结的、有利于维护形象、有利于提振信心的假话;学会说真话,真诚的、客观的、利他的真话;学会说有价值的话,说有思想性、前瞻性和建设性的话。
    
     4、提升能力素质,沟通力、整合力、想象力和设计力这四大能力是吃饭的工具,前进的车轮和腾飞的翅膀。要善于和不同性格、不同阶层、不同身份背景的人沟通,真实了解诉求;整合全球的企业资源、专家资源、技术资源、人才资源,整合的边界越广,想象力才有得以飞翔的天空,而设计则会让整合和想象成为变现的模式,推动商协会发展的同时,让秘书长的自我能力得到充分展示。
    
     5、培养战略意识和眼光。战略是选择,是放弃,是站在未来思考今天,站在未知思考已知。秘书长不能仅仅考虑今天的事,要多想明天的事,未来的事,站在高山看流水,才能看清流水的去向和走势,才能随着大江东去,奔流到海,没有战略意识,就只能站在岸边看漩涡,也许会被漩涡席卷而去。
    
     6、提升理论水平和人格魅力。理论水平和人格魅力是软实力的象征,绝不是可有可无,而是不可或缺。理论力的提升,会推动沟通力、整合力、想象力和创造力产生质的飞跃。秘书长代表的是一个群体的形象,所以要管理好自己,从风度、气质、言谈举止、道德修养等方面不断修炼,让会员提起秘书长,会觉得非常自豪。
    
     成为优秀的秘书长很难,但成为优秀的秘书长也很快乐,在挑战中成就自我,在付出中感知幸福。如果做一件事情,让你感觉不到困难,说明这件事情的价值不大,正因为做优秀秘书长如此之难,所以我们可以确定,优秀秘书长价值无限。他体现的不仅是个人价值,更多的是社会价值。社会时代的到来,为优秀秘书长的成长,铺垫了良好的社会环境。相信不远的将来,一批优秀的秘书长将脱颖而出,希望大家共同努力,让优秀成为一种习惯,让优秀创造更大价值!
    
    
     文/王理宗
    
    
2019/9/2 15:07:40
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成为优秀秘书长的自我修炼
     要成为优秀秘书长,有六大目标:
    
     1、会说话。说话是秘书长重要的工作内容,也是重要的工作方式,因此优秀的秘书长首先要喜欢说话,善于说话,能说出真心,讲出真情,道出真理。
    
     2、善平衡。秘书长是和人交往的人,商协会是和人交往的组织,这里的关系不仅是利益关系,社会就是一个互相关联、互相联系的网,秘书长是商协会会长、副会长、会员之间的连接点,要维持组织的平衡,秘书长是关键,因此秘书长的角色很多元,所以要求角色感非常强,他既是参谋长,也是外交部长,既是指挥官,也是急先锋。
    
     3、会整合。资源是商协会发展的基本要素,政府资源、专家资源、媒体资源、金融资源、文化资源、海外资源,都需要去整合,整合不同的资源需要不同的话语体系,不同的思维方式,要求秘书长是全能型选手,能与不同的人对话,能洞悉不同阶层的心理,能了解多元化诉求。
    
     4、能赚钱。商协会要持续健康发展,需要自己有造血能力。商协会是互益性组织,很多人曲解了非营利的内涵,以为商协会不能赚钱,商协会必须赚钱,所以秘书长需要有商业思维,经营头脑,不懂赚钱的秘书长也就不懂企业,不懂企业怎么能为企业服务呢?
    
     5、有三气。作为商协会的管理者,运营者,要有志气,要有人气,要有名气。志气是要有目标和理想;人气是资源能量,有能力、乐于助人;名气则是有观点、有口才、有德行。一个兼具情怀、资源和品牌的秘书长必然是充满魅力的,是优秀的,由这样的秘书长带领的商协会又怎么可能是暗淡无光的呢?
    
     6、有激情。有人说,如果你身边有一个整天像被打了鸡血的人,你一定不要放过,要紧跟他,因为他一定是成就大事的人。激情来源于热爱,只有热爱,而且深爱,才能不计得失,不求回报,全情投入,全心奉献,商会的凝聚力一定会不断增强。取舍与得失总是辩证相生,失去的是名利,收获的却是人心。
    
    
     成为优秀秘书长要改变三种观念:
    
     1、角色观念。优秀秘书长是新时代最顶尖的人才,新型复合型人才,能够干好秘书长,就能干好一切工作。商协会不是僵化的、固定的、死板的桥梁纽带,商协会是产业发展的引领者、设计师,是经济发展的推动者,所以秘书长是能洞察宏观趋势、把握时代风潮的帅才,同时又能兼顾实际操作,懂得管理运营的将才。客观认识秘书长这一角色,增强信心,就能通往成功。
    
     2、赚钱观念。秘书长要努力赚钱,带领商协会走向富裕。如果说评价是否优秀,首先看秘书长对自己的要求,包括视野、格局、能力,量化的指标就是商协会能不能自我造血,能为会员赚多少钱,又能为商会发展积累多少财富,沉淀多少资源,创造怎样的商业模式。
    
     3、职业观念。未来商协会的发展,必定是要实现职业化和专业化,会长将从秘书长中进行选举和选拨,因此秘书长是非常有前途的职业。
    
    
     通往优秀秘书长的五条路径:
    
     1、树立目标
     秘书长需要设立组织目标,同时也要树立个人目标。秘书长个人与组织是相互促进,相互映照,相互成就的。
    
     2、大胆尝试
     很多事情,要敢想敢试,这是深圳精神,更应该是秘书长精神。大胆尝试就是创新,不创新永远没有故事可以被传颂,不尝试永远没有特色可以被记住。没有人传颂,没有人记住,就没有价值。
    
     3、善于学习
     如果说终生学习对于其他人来说是美德,那么终生学习对于秘书长来说就是工作。不仅要终生学习,每日学习,还要善于学习,不仅要学术,更要学道,经济学,管理学是必修,哲学、心理学、社会学,甚至政治学更是必修。
    
     4、结交高人
     大家都想交高人,高人是指思想深邃之人,理想远大之人,视野开阔之人,能力超强之人,心胸开阔之人。关键是如何交到高人?用高人的视角去观察,用高人的理念去思考,用高人的格局去取舍,只有和高人同频,才能与高人同行。所以,最关键的还是开阔视野,扩大胸襟,树立理想,让自己成为吸引高人的潜力股。
    
     5、转变思维
     思维和观念一样,是坚固而顽强的存在。稻盛和夫在《思维方式》一书中写道:所有自己能有今天,就是因为秉持了积极的思维方式。思维方式里面,蕴含着让每一个人的人生都发生180度魔术般地转变的巨大力量。要有利它思维、逆向思维和多元思维。
    
    
     成为优秀秘书长的四大智慧:
    
     1、知得失。
     做秘书长失去赚大钱的机会,但是得到视野、机会与成长,得到尊重、认同与信任。
    
     2、懂进退。
     妥协是一种进攻,迂回是一种前进,无论是东方哲学还是西方辩证法,都告诉我们有与无,进与退都是视角不同,标准不同而已。
    
     3、讲仁爱。
     仁爱、温柔是这个世界最大的力量,也是这个世界最美的存在,秘书长的智慧就是最大限度传递仁爱的温度,传播仁爱的价值。
    
     4、敢担当。
     面对大是大非敢于亮剑,面对矛盾敢于迎难而上,面对危机敢于挺身而出,面对失误敢于承担责任,敢担当方能让会员有安全感和归宿感,敢担当会让商会更有尊严,更有价值。
    
    
     文/王理宗,为工商联授课摘要。
2019/9/2 15:11:50
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