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  主题:职场中如何做优秀的下属、一个“好下属”具备的习惯特点 2011/8/4 16:14:12  
   牛人
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1  
职场中如何做优秀的下属、一个“好下属”具备的习惯特点
     职场中如何做优秀的下属、
     一个“好下属”具备的十一个习惯特点
    
    
     · 跨部门的有效沟通及团队协作(课程链接)
    
    
     【如何做一个优秀的下属】
     1、敢于表达自己的看法;
     2、直接提出要求;
     3、主动积级赢得注意力;
     4、敢于接受挑战;
     5、不私下抱怨;
     6、配合团队作业;
     7、敢于承担责任;
     8、善于分享与包容;
     9、客观地接受批评;
     10、营造氛围助上司解困;
     11、向上司交解决问题的方案,而不是问题本身
    
2011/8/4 16:14:12
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   牛人
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2  
上司手下成为优秀下属的四条秘诀
     这篇文章告诉你的就是在这些普普通通的上司手下成为优秀下属的四条秘诀:
    
     1、 要做,也要说
     2、 Proactive
     3、 传递信息精确完整
     4、 及时反馈
    
    
     · 问题分析与解决(课程大纲)
    
    
     要做,也要说
    
     有三个下属应该面对的现实:
     第一个现实就是:上司也是普普通通的人,他们一天有24小时,上班8小时,下了班要做饭、带孩子,星期天要洗衣服擦地板理发,有喜怒哀乐,吃五谷杂粮,智商大约120,说不定还没你的高。这些事情有什么重要?这些事情告诉你,既然上司和你一样是个普通人,你怎么可以等着他来管理你?你的上司是需要你去管理的!虽然表面上是你的绩效取决于他的评估,事实上他只不过是一台印错了键盘的打字机,你得自己去寻找按哪个键才是字母A。如果找不到这个键、或找错了键,错误在谁呢?当然是你自己!每个老板的键盘都不一样,每个老板你都要去猜测字母A在哪里。
     第二个现实是:你的上司是你的老板。既然他是你的老板的话,你怎么可以让他来汗流浃背的寻找你工作的证据,费尽心思的猜测你工作的效果?好的下属当然应该为老板分忧解难。怎么分忧解难?你不但要做工作,还要陈现工作,不但要陈现工作,还要告诉老板怎么评价工作。陈现、评价工作都是很辛苦的事,这些事你不做,让你老板做?用专业术语说,下属有责任减轻上司的信息收集成本,提高上司的信息吸收效率。
     第三个现实:你的上司不是在评价你的工作,而是在评价他们自己的、来源于各种渠道的印象。极端的说,那怕你做了公司所有事情,只要你的老板没有这个印象,他就绝不会认可你的贡献;倒过来说,那怕你成天闲着,无所事事,只要你的老板认为你干活了,你就干活了。如果你不主动地去影响老板的印象,听任他道听途说各种小道消息,最后他的评价和你的期望不一致,又有什么奇怪呢?
     中国人常有的思维就是只要尽力把工作做好了,问心无愧,管别人怎么说呢。(心底在骂“干得比说得多的人挨骂,说的比做的多的人倒一路平步青云、升职加薪。”)这三个现实告诉我们的道理是:工作是做出来的,也是说出来的。
     在木兰的案例里,木兰很委屈的一点就在于她整个星期一都在积极主动地转移资料,而且起因看起来微不足道:只是没有在系统里做分派而已。到最后,经理却几乎是声色俱厉的责骂,好像她整天都在偷懒。可是仔细看看,经理知道木兰整天在忙吗?不知道,因为一早经理就去开会了,而周一的工作,是木兰主动做的。经理知道木兰处理了早上那封邮件吗?也不知道,因为系统里并没有记录。
     木兰做了工作,却没有陈现工作,而且按错了键。下面三条秘诀就是告诉你如何找到老板键盘上的A字母,如何陈现工作。
    
    
    
     Proactive
    
     十个老板九个都有这样的想法“怎么老是要我说一点才动一点,推一步才动一步,那么不主动?”十个下属十个委屈“今天说的永远和昨天不一样,什么都按你说的去做了,还是不满意,你到底要什么,为什么不说清楚?”
     问题出在哪里?就在下属不懂得“Proactive”。
     这个词没法翻译,Pro是词根,有“前、预先”的意思,active是词干,是“行动”的意思。大概的意思有三层:
     1、 操之在我、主动积极。事情交给你办,就是你作主了,要做成什么样、做到哪个程度,“操之在我”。
     2、 行动前要动脑筋。老板的任何命令、询问、指示,你都要问自己“为什么?”
     3、 以终为始、多想一步。弄清楚老板期望的结果后,从结果的角度再来考虑“这事应该怎么做?有没有可能比他想要的结果更多一点、更好一点?”
     要做到Proactive有一个诀窍:老板的任何命令、询问、指示,你都要问自己“为什么?”连续地问下去,你就可以知道老板完整的想法,也就找到了字母A。一个公司有两个秘书,林小姐和陈小姐。一日经理分别对林小姐和陈小姐说“刚才我看见公司楼下那个文具店很多人,你去看看怎么回事?”一会儿林小姐回来了,告诉经理:“A4纸清仓,一包25。”过了一会儿陈小姐也回来了,“A4纸清仓,牌子就是我们现在用的,价格和我们现在的进价一样,一包25。我问了一下,如果整箱买的话,可以降到20。他还有30箱。公司一星期就要用5箱,现在只剩3箱了,20箱也就是一个多月用量。要不我们全买了,一箱五包,每包省5元,马上可以给公司省750元。”林小姐就是一个普普通通的秘书,陈小姐则是一个Proactive的秘书,她会想“为什么老板要我去看?”。
     木兰的案例,在她的经理第一次发邮件给她的时候,如果她能Proactive,回邮件前想一想,经理为什么会过问这件事?答案是明摆着的,有一个误会,由于木兰早上处理要求更改邮件地址的客户邮件时,没有在系统里分派。而木兰没有及时回复经理的邮件,加深了这种误会,让她的经理觉得早上的事情不是一个孤立事件,而是有代表性的。木兰的第一次回复:"谢谢你的提醒,我已通知IT部门更改地址。"不但没有解释清楚这种误会,反而使她的上司认为是经过她的提醒之后,那时已经是16:20,早上9:40的邮件才得到了处理。她的经理能不生气吗?后面的每一封邮件,看起来都是木兰作了道歉和解释,可是她并没有理解经理的“气点”,多一次解释,多一次火上浇油。
    
    
     传递信息完整精确
    
     什么是完整?每封邮件、信函、传真、电话都要把事情的前因后果说一遍吗?不需要,但你确实需要在每次沟通时,在开头简单的回顾一下过去的有关事件,你要让你的每一次沟通都可以被独立的理解。
     什么是精确?精确就是避免使用“星期二、昨天、上次、有几件事、降低成本”这样的词,你应该用“3月17日、有3件事、降低成本5%”这样的词。你要确保你的意思已经清晰的表达,不会产生歧义。
     例如“降低公司成本有下列方法”,就不完整,降低成本2%和降低成本10%的方法肯定不一样;也不精确,这些方法什么时候见效?一个月、一年还是十年?降低多少?0.1%、1%、10%都是降低。这样的说法会好得多:“为使公司成本在2004年3月1日前降低6%,需要采取下面3个方法。”
     木兰的案例,第一次回复:"谢谢你的提醒,我已通知IT部门更改地址。"就是不能被独立理解不精确。“已通知”什么时候通知的?通知了,IT部门改了没有?这些问题都不清楚。如果写成这样“谢谢你的提醒,早上9:40的邮件,我已口头通知IT部门,并确认地址已经更改。抱歉我未能按规定在Help Desk上分派任务。”这就是一封可以被独立理解、信息精确、不会被误解的邮件。后面的每次回复,只要有一次,木兰能完整精确的叙述整个事件,例如用时间流水的方式叙述整个事件,结果就不会那么糟糕。
    
    
     及时反馈
    
     很多公司招聘时都很强调“忠诚”的重要,很多企业的老板认为“先德后才”,到底什么才是他们要的道德楷模?很多老板都有这种疑虑“这家伙心里到底在想什么?虽然工作没什么问题,可怎么就觉得他不可靠呢?”下属一肚子委屈,“该做的我都做了,你也挑不出毛病,你到底要我怎样你才信任我?”
     其实很简单,“及时反馈”四个字而已。老板最怕的就是“这事我怎么不知道?/怎么这事我说了之后就没下文了?”无论大事小事、好事坏事、做完了没做完、成功了失败了,一定要及时反馈。如果你能让老板时时知道你在做什么、交办的事情进展如何,他哪还有什么疑虑?也许你会担心,这样会不会显得太没主见?也许你还会听到你的老板说“这种事不要跟我说了,你决定就可以”。绝不要担心,要坚持不懈地反馈,而且一定要及时。记住“老板”牌的打印机键盘是印错的,他让你别汇报,绝不要相信,但是要仔细的区分反馈和请示、推卸责任、邀功的区别。反馈是“Proactive”的,只有“Proactive” 的反馈才能持续的增进上下级间的信任。常见的错误有这样一些:
     错的说法
     “Proactive” 的反馈
     事情还在进行中,等告一个段落时再汇报
     让老板时时知道事情的进展,他会更支持你
     老板没再问了,也许他只是随便说说
     他可以随便,你不行。就算他真的忘记了,有个结果他也会很高兴
     情况和预计的不一样,去问问老板怎么办
     是你打工不是他打工,应该带着建议去找他,让他选择
     这个错误我们自己改了就行了,没必要让老板知道
     错,这会让小错上升成为欺瞒
     这个错误与我无关,得跟老板解释清楚/虽然我在这事上有错,但这是因为……
     这是典型的推卸责任。也许是真的,但老板更关心的是这个错误怎么处理、将来怎么避免
     销售部的张经理说这事应该……
     另外一种推卸责任的说法,你以为挺委婉,老板只会认为你虚伪、懦弱。你应该明确地说:我认为这事应该……
     (加工资、要预算等)算了,不说了,说了也没用,该加的时候自然会加的
     只要你自己相信而且能证明新增的开支是对公司有利的,你就应该说出来,你的责任在于清晰地传递信息,但别管他如何决定,那是他的事
     这个好消息我要赶紧告诉老板/我加了三星期班,才……
     这是典型的邀功。也许你确实是大功臣,但老板更关心的是其他人有什么贡献和反应、要怎样借这个机会更上层楼
    
     还要记住的是,反馈必须是及时的,随着时间的拖延,反馈的效果会迅速衰减。木兰的案例,我们可以清楚地看到第一封邮件由于木兰没能及时反馈,导致他和经理之间的信任度急剧下降的轨迹。如果这样的事件多来几次,经理就会认为木兰是个阳奉阴违的家伙,到那时,基本上是个死局了,木兰只能走人。
    
     全世界大多数人都是某个组织里某个人的“下属”,与其去等待一个优秀的老板,不如主动做一个优秀的下属,让我们铭记优秀下属的信条:
     老板总是对的,如果老板错了,归根结底还是自己的错。有两种可能:
     * 你挑了一个无可救药的老板,而且还不跳槽,当然是你的错!
     * 你没能找到恰当的方式让老板采取你的建议去做对的事情,还是你的错
    
2011/8/4 16:17:53
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